Description

Au sein de la Direction de l'Offre (PGC, Marque U & Textile), vous assistez le/la Directeur(rice) membre du Codir et ses N-1 dans l’organisation, la gestion administrative et budgétaire du service.

Vous assurerez la transmission des informations spécifiques internes et externes liées au fonctionnement du service.

 

Profil

Vos  principales missions sont les suivantes :

1/ Coordonner et optimiser le fonctionnement de la Direction

·      Identifier, collecter et traiter les besoins des collaborateurs du service afin d'optimiser son organisation

·      Assurer et coordonner la diffusion et être le relais des informations en interne et en externe

·      Mettre en place/mettre à jour certaines procédures internes au service

·      Assurer la logistique des réunions, et optimiser les déplacements professionnels

·      Prendre les rendez-vous, coordonner et mettre à jour les agendas

·      Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique

·      Réceptionner et trier les courriers et les e-mails

·      Réaliser les commandes de matériels et fournitures diverses

·      Organiser le classement et l’archivage des dossiers physiques et informatiques

·      Coordonner éventuellement l’activité d’une équipe

 

2/ Assurer la gestion administrative et budgétaire du service

·      Rédiger des courriers et e-mails

·      Rédiger et diffuser les convocations, ordres du jour

·      Concevoir des process / outils internes au service

·      Rédiger, synthétiser et préparer des supports de communications internes et externes (rapport, compte-rendu, note…)

·      Elaborer et alimenter les bases de données dédiées (tableaux de bord de suivi - budget, devis, commandes, livraison…)

·      Centraliser, suivre et contrôler les notes de frais du service, et factures diverses

·      Etre l’interface entre les différentes activités

 

3/ Prendre en charge un dossier / des projets liés à l'activité

·      Accompagner le suivi des dossiers spécifiques gérés en direct par le/la Directeur(rice)

·      Etre l'interface privilégiée avec les interlocuteurs internes et externes

·      Préparer, constituer et assurer le bon suivi des dossiers / projets

·      Planifier les différentes étapes d’un projet ou évènement lié à l’activité et être garant du suivi des rétro-plannings

·      Participer aux GT/réunions dans son périmètre

·      Effectuer un reporting sur l'avancée des dossiers concernés

 

 

De formation Assistant(e) de Direction / Assistant(e) de Manager, vous justifiez de minimum 5 ans d’expérience professionnelle sur un poste similaire.

La maîtrise du Pack Office est indispensable.

Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion, votre aisance relationnelle, votre autonomie et votre capacité à travailler en équipe.

Votre sens de l’organisation, de l’initiative, votre rigueur, et votre sens de la confidentialité vous permettront de réussir pleinement à ce poste.

 

 

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Chez U, nous sommes fiers d’agir pour l’inclusion.

Recruteur
La Coopérative U Enseigne regroupe l'ensemble des activités commerciales et des fonctions supports au service des Magasins U. Ainsi, c'est au sein de la Coopérative que sont gérés les achats des filières alimentaire, textile, bazar et les achats non marchands. La Coopérative U Enseigne regroupe aussi les fonctions transversales telles que la communication, le merchandising, le marketing, la finance, les relations avec l'environnement institutionnel et professionnel...
Nous incarnons...