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OFFRES
D'EMPLOI ET
DE STAGE

Ma sélection : offre(s)

Assistant(e) de Direction H/F

Type de contrat

CDI

Durée du travail

Temps complet

Référence

2019-52839

Filières / Métiers

Administratif/Comptabilité/Juridique/RH - Autres

Description de la mission

Dans le cadre de sa Direction / son Domaine, assister le Directeur Etudes & Connaissance Clients dans l’organisation, la gestion administrative et budgétaire du service.

Assurer la transmission des informations spécifiques internes et externes liées au fonctionnement du service.

En collaboration avec le Directeur Etudes & Connaissance Clients, prendre en charge des dossiers et/ou des projets liés à l’activité et en réaliser le suivi.

 

Vos  principales missions sont les suivantes :

 

1/ Coordonner et optimiser le fonctionnement de la Direction

  • Identifier, collecter et traiter les besoins des collaborateurs du service afin d'optimiser l'organisation du service
  • Assurer et coordonner la diffusion et être le relais des informations en interne et en externe
  • Mettre en place/mettre à jour certaines procédures internes au service
  • Assurer la logistique des réunions, et optimiser les déplacements professionnels
  • Prendre les rendez-vous, coordonner et mettre à jour les agendas
  • Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique
  • Réceptionner et trier les courriers
  • Réaliser les commandes de matériels et fournitures diverses
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers physiques et informatiques
  • Coordonner éventuellement l’activité d’une équipe

 

2/ Assurer la gestion administrative et budgétaire du service

  • Rédiger des courriers et e-mails
  • Rédiger et diffuser les convocations, ordres du jour
  • Concevoir des process / outils internes au service
  • Rédiger, synthétiser et préparer des supports de communications internes et externes (rapport, compte-rendu, note…)
  • Elaborer et alimenter les bases de données dédiées (tableaux de bord de suivi - budget, devis, commandes, livraison…)
  • Centraliser, suivre et contrôler les notes de frais du service, et factures diverses
  • Etre l’interface entre les différentes activités

 

3/ Prendre en charge des dossiers / des projets liés à l'activité

  • Accompagner le suivi des dossiers spécifiques gérés en direct par le Directeur
  • Etre l'interface privilégiée avec les interlocuteurs interne et externe (CODIR, Directeurs et Associés) 
  • Préparer, constituer et assurer le bon suivi des dossiers / projets
  • Planifier les différentes étapes d’un projet ou évènement lié à l’activité et être garant du suivi des rétro-plannings
  • Participer aux GT/réunions dans son périmètre
  •  Effectuer un reporting sur l'avancée des dossiers concernés

Profil

Votre rigueur, autonomie, curiosité, ainsi que votre capacité à modéliser vous permettront de réussir dans ce poste.
Vous êtes doté(e) d'un excellent relationnel, et vous avez déjà travaillé en équipe.

Localisation du poste

France , Ile-de-France , Val de Marne

Ville / Quartier

20 rue d'arcueil - Parc ICADE 94150 Rungis cedex

Recruteur

La Coopérative U Enseigne regroupe l'ensemble des activités commerciales et des fonctions supports au service des Magasins U. Ainsi, c'est au sein de la Coopérative que sont gérés les achats des filières alimentaire, textile, bazar et les achats non marchands. La Coopérative U Enseigne regroupe aussi les fonctions transversales telles que la communication, le merchandising, le marketing, la finance, les relations avec l'environnement institutionnel et professionnel...

OFFRE(S) D'EMPLOI DISPONIBLE(S)


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